Zaświadczenie zamiast stempla w paszporcie. Jak potwierdzić legalny pobyt po wniosku w MOS

Mazowiecki Urząd Wojewódzki opublikował 19 października 2026 r. komunikat o potwierdzeniu legalnego pobytu. Wyjaśnia w nim, czym zastąpiono znany wszystkim cudzoziemcom stempel w paszporcie. Sprawa jest praktyczna: to właśnie ten dokument pokazuje się pracodawcy, Straży Granicznej czy urzędowi, kiedy karta pobytu wygasła, a decyzji w sprawie nowej jeszcze nie ma.

Wniosek o pobyt przez MOS – co się zmieniło

Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski o zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały i pobyt rezydenta długoterminowego UE składa się elektronicznie, w systemie MOS. Datę tę wyznaczył komunikat Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 10 kwietnia 2026 r. (M.P. poz. 370), wydany na podstawie nowelizacji ustawy o cudzoziemcach.

Razem z papierowym wnioskiem zniknął stempel. Do tej pory wojewoda wbijał go do paszportu po złożeniu wniosku bez braków i w terminie. Teraz, zgodnie z nowym brzmieniem art. 108 ust. 1 pkt 1 ustawy o cudzoziemcach, wojewoda wydaje zaświadczenie potwierdzające złożenie wniosku. Zmianę wprowadziła ustawa z 21 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1794).

Zaświadczenie zamiast stempla – legalizacja pobytu w Polsce w czasie postępowania

Sama zasada legalnego pobytu się nie zmieniła. Jeżeli wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy złożono w terminie, czyli w czasie legalnego pobytu, i nie ma w nim braków formalnych (albo braki uzupełniono w wyznaczonym terminie), pobyt w Polsce uważa się za legalny od dnia złożenia wniosku do dnia, w którym decyzja stanie się ostateczna. Wynika to z art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy.

Zmienił się tylko dowód. Zamiast stempla jest zaświadczenie, które według ustawy zawiera m.in.:

• imię, nazwisko, datę urodzenia i obywatelstwo cudzoziemca,
• serię i numer paszportu (lub innego dokumentu tożsamości),
• informację, że wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy został złożony, oraz datę jego złożenia,
• treść przepisów o legalnym pobycie w trakcie postępowania,
• numer zaświadczenia, nazwę urzędu i kod QR.

Zaświadczenie jest opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Za jego wydanie nie płaci się opłaty skarbowej. Doręcza się je przez MOS, a można je też otrzymać przy osobistym stawiennictwie w urzędzie (np. przy pobieraniu odcisków palców).

Wniosek o kartę pobytu w MOS: UPO to jeszcze nie zaświadczenie

Tu łatwo o pomyłkę. Zaraz po wysłaniu wniosku w MOS na profilu pojawia się urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Ono potwierdza tylko, że wniosek dotarł do systemu.

Zaświadczenie wojewoda wydaje dopiero po sprawdzeniu wniosku pod względem formalnym, o czym wprost pisze Mazowiecki Urząd Wojewódzki. Jeżeli urząd znajdzie braki, wyśle wezwanie do ich uzupełnienia. Jeżeli braków nie uzupełni się w terminie wskazanym w wezwaniu, nie powstaje ochrona z art. 108, a pobyt może stać się nielegalny po wygaśnięciu dotychczasowej wizy lub karty.

Dlatego po złożeniu wniosku trzeba regularnie zaglądać na swój profil w MOS i odpowiadać na każde pismo z urzędu.

Karta pobytu czasowego wygasa, a decyzji nie ma – czy można podróżować

Nie. Komunikat urzędu podkreśla, że zaświadczenie nie zastępuje dokumentu podróży ani karty pobytu i nie uprawnia do przekraczania granic tak jak karta pobytu. Potwierdza legalny pobyt w Polsce, a nie prawo do swobodnego podróżowania po strefie Schengen.

Osoba, której karta pobytu czasowego wygasła w trakcie przedłużenia karty pobytu, powinna dobrze przemyśleć wyjazd za granicę przed otrzymaniem decyzji. Powrót do Polski może wymagać wizy, a sam wyjazd nie zawsze jest bezpieczny dla toczącej się sprawy.

Trzeba też pamiętać o art. 108 ust. 2 ustawy: legalny pobyt na podstawie złożonego wniosku nie przysługuje, jeżeli postępowanie zostało zawieszone na wniosek samego cudzoziemca. Zanim złoży się taki wniosek o zawieszenie, warto to sprawdzić.

Legalizacja pracy cudzoziemca w czasie oczekiwania na decyzję

Dla pracodawcy zaświadczenie ma kluczowe znaczenie. Ta sama nowelizacja zmieniła ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Zgodnie z jej art. 3 ust. 3 pkt 2 cudzoziemiec może dalej pracować na podstawie posiadanego zezwolenia na pracę albo oświadczenia o powierzeniu pracy, jeżeli przebywa w Polsce na podstawie art. 108 ust. 1 pkt 2 (pobyt czasowy), art. 206 ust. 1 pkt 2 (pobyt stały) lub art. 222a ust. 1 pkt 2 (rezydent długoterminowy UE) ustawy o cudzoziemcach. Warunek: bezpośrednio przed złożeniem wniosku był uprawniony do pracy w Polsce. Osoby, które przed złożeniem wniosku miały swobodny dostęp do rynku pracy (np. małżonkowie obywateli polskich z zezwoleniem na pobyt czasowy w związku z małżeństwem), zachowują go na tej samej zasadzie (art. 3 ust. 1 pkt 18).

W praktyce wygląda to tak:

• pracodawca zachowuje w aktach kopię zaświadczenia, a nie zdjęcie stempla, którego już nie ma,
• kod QR i kwalifikowana pieczęć elektroniczna ułatwiają weryfikację dokumentu,
• jeżeli cudzoziemiec ma tylko UPO, warto ustalić, czy urząd sprawdził już wniosek i wydał zaświadczenie,
• ciągłość pracy zależy od tego, czy wniosek złożono przed upływem dotychczasowego pobytu i czy nie ma braków formalnych.

W razie kontroli PIP albo Straży Granicznej to zaświadczenie z MOS jest najprostszym dowodem, że dalsze zatrudnienie jest legalne.

Co to znaczy dla Ciebie

Jeżeli wniosek o pobyt został złożony przez MOS:

1. Pobierz i zachowaj UPO zaraz po wysłaniu wniosku.
2. Sprawdzaj profil w MOS, aż pojawi się zaświadczenie potwierdzające złożenie wniosku. Pobierz je i miej przy sobie, najlepiej także w wersji papierowej.
3. Jeżeli przyszło wezwanie do uzupełnienia braków, odpowiedz w terminie wskazanym w piśmie. Od tego zależy legalność pobytu.
4. Nie planuj podróży za granicę na samo zaświadczenie. Nie zastępuje ono karty pobytu.
5. Przekaż kopię zaświadczenia pracodawcy, jeżeli karta pobytu wygasła w trakcie postępowania.

Jeżeli jesteś pracodawcą: poproś pracownika o zaświadczenie z MOS przed dniem, w którym wygasa jego karta pobytu, i dołącz je do akt osobowych.

Jeżeli zaświadczenie nie przychodzi przez dłuższy czas albo sprawa o kartę pobytu stoi w miejscu, Kancelaria TRC zapewnia wsparcie w postępowaniu, w tym przygotowanie ponaglenia na przewlekłość. Sprawdzamy dokumenty i pilnujemy terminów. O wyniku sprawy zawsze decyduje urząd.

Stan prawny na dzień publikacji. Artykuł ma charakter informacyjny i nie odnosi się do indywidualnej sprawy.