Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Dariusz Włodarczyk, exerçant sous le nom de Kancelaria TRC, ul. Kuropatwy 34S, 02-892 Warszawa. Pour toute question sur les données personnelles : box@kancelaria-trc.pl. Aucun délégué à la protection des données n’a été désigné.

Qui nous sommes

Kancelaria TRC n’est pas une structure de représentation professionnelle réglementée et ne fournit pas de prestations réservées aux professions réglementées par le droit polonais. Nous suivons les dossiers administratifs et d’indemnisation où cette représentation n’est pas requise.

Données collectées

Chat de premier examen : catégorie, précisions, étape du dossier, description saisie, téléphone ou e-mail, texte du consentement et date, origine de la visite (utm_source, utm_medium, utm_campaign et adresse de la page d’entrée).

Formulaire de contact : prénom, téléphone ou e-mail, message et consentement daté.

Compte client : e-mail, mot de passe sous forme de hachage cryptographique, nom et prénom, téléphone facultatif, langue de correspondance, texte et dates de chaque consentement accordé ou retiré.

Documents déposés : toutes les informations contenues dans les fichiers, notamment passeport, carte de séjour, décisions, demandes administratives, contrats de travail, documents médicaux, rapports d’accident et polices d’assurance.

Données techniques : adresse IP, informations sur le navigateur et événements nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service.

Catégories particulières de données

Pour les dossiers d’indemnisation, nous traitons des données de santé : pièces médicales, descriptions de blessures et évaluations des séquelles. Elles relèvent de l’article 9 du RGPD (RODO). Leur traitement repose exclusivement sur le consentement explicite, article 9, paragraphe 2, point a, ou sur la nécessité de constater, exercer ou défendre des droits en justice, article 9, paragraphe 2, point f.

Sans ce consentement, nous ne pouvons pas suivre le dossier d’indemnisation. N’envoyez pas de documents médicaux par un autre canal que l’espace client.

Finalités et bases du traitement

Réponse à une demande du chat ou du formulaire et premier examen — consentement, article 6, paragraphe 1, point a du RGPD.

Gestion du compte client — exécution du contrat de service électronique, article 6, paragraphe 1, point b du RGPD.

Suivi du dossier — exécution du contrat, article 6, paragraphe 1, point b ; pour les données de santé, également article 9, paragraphe 2, point a ou f du RGPD.

Contact téléphonique et par e-mail concernant le dossier — consentement, article 6, paragraphe 1, point a du RGPD.

Transmission à un représentant professionnel lorsque le dossier nécessite une décision de justice — consentement ou exécution du contrat selon le périmètre, article 6, paragraphe 1, point a ou b. La transmission intervient uniquement après information et accord de la personne concernée.

Défense contre des réclamations et exercice des droits du responsable — intérêt légitime, article 6, paragraphe 1, point f du RGPD.

Obligations fiscales et comptables — obligation légale, article 6, paragraphe 1, point c du RGPD.

Informations sur les services (marketing) — consentement, article 6, paragraphe 1, point a du RGPD. Entièrement facultatif, son refus ne modifie pas le suivi du dossier.

Consentements demandés

1. Je consens au traitement de mes données personnelles par Kancelaria TRC pour le suivi de mon dossier.

   obligatoire

2. Je consens expressément au traitement de données de catégorie particulière, notamment relatives à ma santé, dans la mesure nécessaire au suivi de mon dossier d’indemnisation.

   obligatoire uniquement pour les dossiers d’indemnisation

3. Je consens à être contacté par téléphone et e-mail pour le suivi de mon dossier.

   obligatoire

4. Je consens à recevoir des informations sur les services de Kancelaria TRC.

   facultatif

Chaque consentement peut être retiré à tout moment dans « Mon profil » ou par e-mail à box@kancelaria-trc.pl. Le retrait n’affecte pas la licéité du traitement antérieur. Le retrait d’un consentement nécessaire au suivi nous empêche de poursuivre le dossier. Nous enregistrons le texte, la version, la date d’accord et la date de retrait.

Destinataires des données

Prestataire de l’infrastructure du site, de la base de données et du stockage — les données et documents sont conservés sur les serveurs d’hébergement dans le cadre d’un contrat de sous-traitance.

Prestataire de messagerie — notifications de demandes.

Représentants professionnels partenaires — uniquement pour les dossiers nécessitant une décision de justice, après information de la personne concernée.

Organes et institutions destinataires des courriers : voïvode, Urząd do Spraw Cudzoziemców, ZUS, KRUS, assureurs et tribunaux, dans la mesure nécessaire au suivi.

Bureau comptable — pour les données de facturation.

Nous ne vendons pas les données et ne les communiquons pas à des tiers pour leur marketing.

WhatsApp et transferts hors de l’Espace économique européen

Si vous choisissez WhatsApp, le fournisseur du service traite la conversation selon ses propres règles ; les données peuvent être transférées hors de l’Espace économique européen. Ce canal est entièrement facultatif : la même demande peut être envoyée dans le chat du site, le formulaire ou par e-mail.

N’envoyez pas de documents médicaux ni de scans de pièces d’identité sur WhatsApp. Utilisez l’espace client.

Dictée vocale dans le chat

Vous pouvez dicter la description. La reconnaissance vocale est assurée par votre navigateur ; certains navigateurs transmettent l’enregistrement à leur fournisseur. Le responsable reçoit uniquement le texte final et ne reçoit ni ne conserve l’enregistrement. Cette fonction est facultative ; vous pouvez toujours saisir le texte au clavier.

Durées de conservation

Demandes du chat et du formulaire non suivies d’une prise en charge — 12 mois depuis le dernier contact.

Données et documents d’un dossier suivi — pendant son traitement, puis jusqu’à l’expiration des délais de prescription des réclamations liées à ce suivi.

Documents comptables — pendant les durées imposées par les règles fiscales et comptables.

Compte client — jusqu’à sa suppression par l’utilisateur. Les données et documents sont ensuite supprimés, sauf ceux nécessaires aux obligations légales ou à la défense contre des réclamations.

Données traitées sur consentement — jusqu’au retrait de celui-ci.

Vos droits

Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité, d’opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime et de retrait du consentement à tout moment. Adressez une demande à box@kancelaria-trc.pl ou utilisez l’espace client : le profil permet de modifier les données, retirer les consentements et supprimer le compte et les documents. Vous pouvez également saisir le président de l’autorité polonaise de protection des données (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Fourniture volontaire des données

La fourniture est volontaire mais nécessaire : sans coordonnées nous ne pouvons pas répondre, sans documents nous ne pouvons pas évaluer le dossier, et sans compte les pièces ne peuvent pas être transmises en sécurité.

Absence de décisions automatisées

Nous ne prenons pas de décisions reposant uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets de droit ou affectant significativement la situation des utilisateurs. Le chat organise la demande et l’oriente vers la bonne personne ; il ne tranche pas le dossier.

Cookies et stockage du navigateur

Le service utilise uniquement les cookies et le stockage nécessaires au fonctionnement : maintien de la session connectée, mémorisation d’un chat commencé et de l’origine de la visite pendant une session. Aucun cookie publicitaire ni traceur tiers n’est utilisé.

Sécurité

Les documents sont conservés dans un stockage privé accessible uniquement au titulaire du compte et au responsable. La connexion au service est chiffrée. N’envoyez pas de scans de pièces d’identité par e-mail ou messagerie.

Modifications de la politique

La politique sera mise à jour si le périmètre du traitement change. La date de mise à jour et le numéro de version figurent en bas de page.